Innhold:

1. Sjekkliste til enkeltprosjekt

1.1 Import og eksport filstruktur

1.2 Eksport

1.3 Import

1.3.1 Legg til

1.3.2 Overskriv

 

2. Sjekklistemal for organisasjon

2.1 Import og eksport filstruktur

2.2 Import

2.3 Eksport

 

 

1. Sjekkliste til enkeltprosjekt

Sjekklister som blir brukt i enkeltprosjekter.

 

1.1 Import og eksport filstruktur

 

En eksempelfil (.xlsx excel) kan se slik ut:

Overskrifter:

• Index *- Dette feltet bestemmer posisjonen til elementet. Elementer må følge en logisk rekkefølge. F.eks. dersom vi skal ha et 1.1.2 element, må vi ha et 1 og 1.1 element. Elementet ytterst i strukturen (enden) vil være et sjekkpunkt. I dette eksempelet vil 1.1.1, 1.1.2, 1.2.1, og 1.2.2 være sjekkpunkt.
• Name *- Navnet på elementet.
• Description - En detaljert beskrivelse av elementet.
• Due Date - Datoen for tidsfristen på elementet. Formatet må være åååå-mm-dd.
• Hours Planned - Hvor mange timer som er planlagt for elementet.
• Hours Spent - Hvor mange timer som er brukt for elementet.
• Progress - Hvor langt på vei er elementet i prosentverdi. (Må være et helt tall)

* - Obligatoriske felt

 

Dersom vi importerer eksempelet over til Fonn vil det se slik ut:

 

og sjekkpunkt 1.1.2:

 

1.2 Export

Sjekklisteeksport lar deg hente sjekklistestrukturen i et prosjekt ut i xlsx(excel) format.

 

For å eksportere sjekklistestrukturen fra et prosjekt gjør du slik:

1. Gå inn i prosjektinnstillingene ved å klikke på "Endre Prosjekt"

 

2. Velg fanen "Sjekklister"

 

 

3. Klikk på "Lagre som mal".
Nedlastingen vil starte øyeblikkelig.

 

 

1.3 Import

Sjekkliste-import direkte til prosjekt lar deg importere en egendefinert sjekklistestruktur til et eksisterende prosjekt. Importen er delt opp i to varianter: "Sett inn" og "Erstatt"

 

For å importere sjekklister gjør du slik:

 

1. Gå inn i prosjektinnstillingene ved å klikke på "Endre Prosjekt"

 

2. Velg fanen "Sjekklister"

 

3. Klikk på "Velg fil", og velg din sjekklistemal.

 

4. Klikk på "Bruk mal".

 

5. Velg hvordan malen skal settes inn i prosjektet.
Du finner mer informasjon om hva valget betyr
i punktene 1.3.1 og 1.3.2, lenger nede i artikkelen.

 

6. Importen har nå startet, og kan ta litt tid. Dersom alt er i orden med malen som ble lastet opp, vil du se en grønn boks oppe i det høyre hjørnet når importen er fullført.

 

 

 

 

1.3.1 Legg til - Import

"Legg til" er en trygg måte å importere en ny sjekklistestruktur inn i et eksisterende prosjekt.

Se for deg en situasjon der sjekklistene i prosjektet ditt ser slik ut:

 

Og vi importerer denne strukturen:

Her er 1.2, 1.2.1 og 1.2.2 lagt til, og 1.1.2 er oppdatert med nytt navn og ny data.

 

Dersom vi bruker "Legg til" import vil bare de nye feltene (som er markert med grønn i bildet), blir lagt inn i strukturen. Den eksisterende strukturen vil ikke bli endret.

 

Da ender vi opp med denne sjekklistestrukturen:

Her ser vi at 1.2, 1.2.1 og 1.2.2 er kom med, og at 1.1.2 ikke er endret. Ved å bruke "Legg til" importen, kan du være sikker på at eksisterende struktur og data ikke vil endret i importen.

 

 

1.3.2 Overskriv - Import

"Overskriv" metoden vil slette alle sjekklister i prosjektet, før den importerer den nye sjekklisten.

Se for deg en situasjon der sjekklistene i prosjektet ditt ser slik ut:

 

Og vi importerer denne strukturen:

Her har vi lagt til 1.2, 1.2.1 og 1.2.2, vi har oppdatert 1.1.1, og vi har fjernet 1.1.2

 

Med denne importen vil alle eksisterende sjekklister bli fjernet fra prosjektet, og den nye strukturen blir lagt til.

 

Da ender vi opp med denne sjekklistestrukturen:

 

 

 

 

2. Sjekklistemal for organisasjon

Sjekklistemaler lar deg opprette en sjekklistestruktur som kan bli lagt til din organisasjon, og kan deretter brukes i alle prosjekter i organisasjonen.

 

2.1 Import og eksport filstruktur

 

En eksempelfil (.xlsx excel) kan se slik ut:

 

Overskrifter:

• Index *- Dette feltet bestemmer posisjonen til elementet. Elementer må følge en logisk rekkefølge. F.eks. dersom vi skal ha et 1.1.2 element, må vi ha et 1 og 1.1 element. Elementet ytterst i strukturen (enden) vil være et sjekkpunkt. I dette eksempelet vil 1.1.1, 1.1.2, 1.2.1, og 1.2.2 være sjekkpunkt.
• en-US *- Navnte til elementet på engelsk
• nb-NO - Navnet til elementet på norsk
• Description en-US - En detaljert beskrivelse av elementet på engelsk.
• Description nb-NO - En detaljert beskrivelse av elementet på norsk.
• Due Date: Number of days from start date - Nummer på dager etter startdato elementet skal være fullført. Dersom en sjekkliste gruppe (f.eks 1 - Grunnarbeid), har tallet 6, men et enkelt sjekkpunkt i denne gruppen har tallet 4, vil tallet 4 gjelde for sjekkpunktet, og tallet 6 gjelde for resten av gruppen.
• Hours Planned - Hvor mange timer som er planlagt for elementet.

* - Obligatoriske felt

 

 

2.2 Import

For å opprette en ny sjekklistemal og laste opp data til den må du være administrator for din organisasjon.

 

1. Gå til organisasjonspanelet

 

2. Velg "Sjekklister"

 

3. Fyll inn ønsket navn på malen, og trykk "Legg til mal".

 

4. Klikk på "Import" knappen ved malen du opprettet og last opp .xlsx filen din.

 

5. Malen din er nå tilgjenglig for alle prosjekter i organisasjonen.

 

 

 

For å bruke malen i et prosjekt gjør du som følger:

1. Opprett et nytt prosjekt i organisasjonen, eller finn et prosjekt med tomme sjekklister som er medlem av organisasjonen.

 

 

2. Klikk på "Aktivér sjekklister".

 

 

3. Velg malen du har lastet opp fra listen over tilgjengelige maler, og klikk på "Aktiver sjekklister".

Det er også her du legger inn en oppstartsdato for prosjektet, om du har brukt "Due Date: Number of days from start date" feltet i malen din.

 

 

4. Sjekklistestrukturen er nå aktivert i prosjektet. Vi kan se at data fra malen er komt med, og tidsfristen automatisk blir lagt inn basert på oppstartsdatoen til prosjektet.

På dette sjekkpunktet var det fylt inn "4" på Due Date: Number of days from start date, og oppstartsdatoen er satt til 01.01.2020. Dermed blir tidsfristen 05.01.2020

 

 

2.3 Eksport

For å eksportere malen, går du tilbake i organisasjonspanelet og klikker på "Eksport" knappen.